جاري تحميل الصفحة
كيف تقيم جودة اجتماعاتك او اجتماعات فريقك؟ هل هو أقل من 10؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقد تكون لديك مشكلة وترغب باصلاحها. فكر في الامر إذا كنت متجهًا إلى اجتماع ما، وأنت تعرف ان ذلك الاجتماع سينتهي بجودة سيئة بنهاية الامر، فهل ترغب حقًا في الحضور؟ على الأرجح لا … لذلك، ضع في اعتبارك تأثير تلك الاجتماعات على الدافع لفريقك. كيف يمكن أن يشعروا بالحماس بعد هذا النوع من الاجتماعات منخفضة الجودة؟
يجب أن تكون الاجتماعات – بغض النظر عن الغرض منها ان تؤدي الى طاقة ايجابية – ووقت يمكن اعضاء فريق العمل مشاركة الأفكار والشعور بأنهم يعملون معًا كأعضاء في الفريق وزملاء في العمل لتحقيق نتائج معينة. بالنسبة للمدراء والقادة، يعد وقت الاجتماع وسيلة لتمكين مؤسستهم للعمل بسلاسة وتقديم العمل الجاد. نعم، الاجتماعات ضرورية ولكن كيف تجعلها اكثر انتاجية واداة ايجابية في ثقافة شركتك؟
اولا. البساطة هي المفتاح: اسأل نفسك دائمًا قبل إضافة شيء ما إلى جدول أعمال الاجتماع ، “هل يجب اضافة هذا الموضوع في الاجتماع أم يمكن القيام بذلك في وقت مختلف خارج الاجتماع؟” حاول ان تقلل الاجتماعات وأوقاتها وتجعلها اكثر بساطة وسريعة الخطى للحصول على أفضل النتائج.
ثانيا. اجعل الغرض من الاجتماع، ونعني بذلك جدول الاعمال واضحًا منذ البداية: حاول أن يكون غرض الاجتماع محدد وواضح. في الغالب تكون الاجتماعات ذات الغرض الغامض مضيعة للوقت ولا تحقق الكثير من النتائج.
ثالثا. ضع في اعتبارك من يجب دعوته ومن المفترض ان يحضر. عندما يحين وقت الدعوة إلى اجتماع ، خذ بعض الوقت للتفكير في من يحتاج حقًا أن يكون هناك. عندما يشعر الناس أن ما تتم مناقشته ليس له صلة بهم، فهو يمر فوق رؤوسهم، فهم ينظرون إلى حضورهم على أنه مضيعة للوقت.
رابعا. حافظ على الطاقة الايجابية في اجتماعاتك. ابدأ اجتماعاتك في الوقت المحدد وابدأها بشيء ممتع لا يتعلق بالاجتماعات. سواء كان الأمر يتعلق بسرد القصص أو مشاركة أهم أحداث الأسبوع، ستندهش من مقدار الطاقة التي يضيفها هذا إلى الاجتماع. ومن المحتمل أن يبدأ الناس بالوصول في الوقت المحدد وليس متأخرًا.
خامسا. حاول الالتزام بالجدول الزمني قدر المستطاع. إذا اكتسبت سمعة بأنك شخص يبدأ اجتماعاته وينهيها في الوقت المحدد، فسوف تفاجأ بمدى استعداد الأشخاص لحضورها، سيقدر اعضاء فريق العمل والحاضرون أنك تفهم أن وقتهم ثمين! أيضًا، حاول الا تزيد اجتماعاتك عن مدة تزيد عن ساعة (ما لم يكن ذلك ضروريًا للغاية)، من الصعب ان يحافظ الحاضرون على تركيزهم لفترة أطول من ذلك بكثير.
قمت بوضع قائمة عملية مبسطه قد تساعدكم لجعل اجتماعاتكم اكثر ايجابية:
اولا. حاول ان تخطط لإجتماعاتك بشكل اسبوعي وحبذا قبل بداية الاسبوع. حاول ان تقلل وقتها وتبسط جداول اعمالها قدر المستطاع.
ثانيا. حاول معرفة الحضور وتوقعاتهم بشكل مسبق
ثالثا. طور مهاراتك واسلوبك في ادارة وقت الاجتماعات + الحفاظ على الطاقة الايجابية: تدوين وتنظيم المعلومات: ( وقت بنود جداول الاعمال – النقاشات والاراء – مهام – معوقات و مخاطر – القرارات والتوصيات )
رابعا. شارك مخرجات الاجتماع.
للتواصل مع المؤلف: الرجاء ملاحظة معلومات المدونة.
إبراهيم هو مؤلف مشارك في انظمة ريادة ساقوم بالتركيز بمدوناتي على مواضيع كالحوكمة والاستدامة والعمل الفريق بمنهجيات الاجايل للتواصل reach@eriyada.com
Beta 1.3 © 2020 جميع الحقوق محفوظة لشركة ERIYADA SYSTEMS
الياسمين، مجمع سكوير مكتب رقم ٢٤ – ٢٣
الرياض المملكة العربية السعودية
تلفون: 966539185317+
البريدالالكتروني: INFO@ERIYADA.COM
اوقات العمل: الاحد – الخميس ٩ ص – ٦ م
Ibrahim A